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0 学習目標
0.1 指示を受け、期限を確認する
0.2 次の指示を聞き、優先順位を確認する
0.3 要求定義書と要件定義書の違いを知る
1 指示を受け、説明を求める
1.1 モデル会話
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田中：
- ワンさん、会社には慣れましたか？
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ワン：
- はい、みなさん、親切にしてくださいます。
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田中：
- よかった。そろそろ本格的に開発業務を始めてもらおうと思っています。
- 今、うちのチームは流通業の販売システムを開発してるんだけど、ワンさんもそこに入ってもらえますか？
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ワン：
- 流通業と言いますと…
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田中：
- かばんやバッグの卸の会社なんです。
- ファイルを共有しておいたので、要件定義書と基本設計書を読んで概要を把握しておいてください。
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ワン：
- すみません、メモを取らせてください。（メモを見ながら）
- 共有ファイルの要件定義書と基本設計書を読んで概要を把握しておくということでよろしいでしょうか。
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田中：
- そうだね。
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ワン：
- いつまでに読んでおけばよろしいでしょうか。
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田中：
- できれば明日の午前中くらいまでに。
-
ワン：
- 明日の午前中ですね。承知しました。
1.2 基本フレーズ：指示を受ける上で大切な3つのポイント
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1．曖昧な言葉を確認する
- 「～と言いますと」を使って、相手の言った言葉を繰り返し、それが意味することを具体的に説明してもらう。
- NG：「流通業？」「え？」「何？」のような聞き返し方は、乱暴な印象になる。
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2．指示はメモを取る
- 失礼にならないように、「すみません、メモを取らせてください。」と伝えてから、メモを取る。
- 姿勢が悪い。相手の話の途中で言葉を遮る。 → 質問があっても、話は最後まで聞き、不明な点は話が終わってから聞く。
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3．最後に内容の確認と質問する
- 最後にメモを見ながら「～ということでよろしいでしょうか」と、指示された内容の要点を復唱する。
- 「いつまで」「どのように」「何を」など、わからないことは、必ずその場で質問する。
- NG：「はぁ～い」と長い返事、「はい、はい」と二度言う、「相づち」としない、顔を見ないで返事する、返事をしない、声が小さい、etc
2 次の指示を聞く
2.1 モデル会話
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ワン：
- 今、お時間よろしいでしょうか。
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田中：
- ええ、いいですよ。
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ワン：
- 先日ご指示をいただいた要件定義書と基本設計書を読んで概要を把握しておく件ですが、先ほど読み終わりましたので、ご報告いたします。
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田中：
- あ、早かったね。わからないところはあった？
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ワン：
- はい、3つほど辞書で調べてもわからない言葉がありましたので、お聞きしたいと思っておりました。
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田中：
- じゃ、それは斎藤さんに聞いて、教えてもらってください。
- 次に、テスト仕様書も今日中に読んでおいてくれる？
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ワン：
- あの、実は…大変申し訳ありませんが、今日の4時までに仕上げてほしいというプログラム設計の仕事を斎藤さんから預かっています。
- どちらを優先すればよろしいでしょうか。
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田中：
- 今日の4時までなら、そっち優先でやってください。
- テスト仕様書は明日の午前中までにお願いしますね。
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ワン：
- 承知しました。プログラム設計の仕事が終わり次第、テスト仕様書を読み始めます。
2.2 基本フレーズ
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1．話を切り出す
- 「～の件ですが」は話を切り出すときに使う。
- 「定義書の件ですが～」「昨日ご依頼のあった〇〇の件ですが～」
- NG：「この間のあれのことなんですけど～」 → 具体性に欠け、聞く相手も、イメージが沸きにくい
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2．指示された仕事ができそうにない時の謝罪（できそうにない時は、まず謝る）
- 「あのう、実は、大変もしわけございませんが、～」のように、まず謝罪してから、どうして指示通りにできないのか、その理由を説明する。
- NG：「斎藤さんに頼まれた仕事があって、それは出来ません。」 → 最初から「できません」と断らないようにする。
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3．指示を仰ぐ
- 判断に困った時は、自分で勝手に判断せず、「どちらを優先すればよろしでしょうか。」などのように、上司の指示を仰ぐ。
- NG：「二つ同時に仕事を頼まれてもできません」 → 不平不満に聞こえる。
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4．同じ上司から矛盾する指示を与えられた
- 午前中に「A方式で頼む」と上司に言われたのに、昼には「B方式で頼む」と言われました。このような場合は、「先ほどは、A方式で進めるようにご指示を受けたのですが、B方式に変更するということでしょうか」と確認しましょう。
- NG：「さっき言ったことと違うじゃないですか」
3 要求定義書、要求定義書の違い
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1．要求定義書
- 本来は、顧客の要求をまとめたもの。
- お客様の「～がしたい」「業務上、こういうものがほしい」をまとめたもの。
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2．要件定義書
- 上記１の要求をもとに、ニーズ・リクエストを整理し、且つ条件を付けて体系化したもの。
- 会社によって使われ方が異なることもあるので、確認しましょう。
4 指示を受けるときのポイント
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1．呼ばれたらまず返事をする → 相手の方を見て、元気よく「はい」と応えます。
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2．メモをする
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3．疑問点があっても最後まで話を聞く
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4．要点を確実に把握する → 要点というのは、重要なポイントのことです。
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5．カラ返事や二回返事をしない → 「はいはい」という返事はNGです。
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6．相手の顔を見て聞く
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7．復唱・確認をする
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8．仕事の優先順位を確認する
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9．長期の指示は状況報告をする → 頼まれた仕事に時間がかかるようであれば、途中でどの程度まで進んでいるか進捗状況の報告します。
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10．仕事が完了したら必ず報告する。
5 日本人のおかしなカタカナ英語
| アポ | アポイントメント | |
| リスケ | リスケジュール | |
| プレゼン | プレゼンテーション | |
| パワポ | パワーポイント | |
| パンフ | パンフレット | |
| スマホ | スマートフォン | |
| ガラケー | ガラパゴス携帯 | |
| レコメンド | レコメンデーション | |
| メンヘル | メンタルヘルス | |
| バイト | アルバイト（パートタイムジョブ） | |
| リモコン | リモートコントローラー | |
| マスコミ | マスコミュニケーション |
6 このUnitのまとめ
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～といいますと…
-
～ということでよろしいでしょうか。
-
～の件ですが、…
-
どちらを優先すればよろしいでしょうか。
「真诚赞赏，手留余香」
WZhong
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