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0 学習目標
0.1 担当業務について質問する
0.2 業務の詳細を詰める
1 担当業務について質問する
1.1 モデル会話
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田中：
- ワンさんは、販売管理システムについては経験があるんだよね。
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ワン：
- はい、受発注・入出荷なら、前の会社で開発を担当したことがあります。
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田中：
- それなら、手始めに、出荷の部分を担当してもらってもいいかな。
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ワン：
- 出荷の部分というのは、基本設計書にある、出荷指示から、ピッキングリスト、出荷完了入力までの3つでしょうか。
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田中：
- そうです。その3つで、配送伝票出力はやらなくていいですよ。
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ワン：
- 配送伝票出力は手掛けず、基本設計書にある出荷指示から、ピッキングリスト、出荷完了入力までの3つですね。
- あの、1つ、お伺いしてもよろしいでしょうか。
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田中：
- 何ですか？
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ワン：
- 詳細設計書があれば、助かるのですが…
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田中：
- 出荷指示とピッキングリストは、さっき詳細設計書ができてきました。
- 出荷完了入力は、詳細設計からワンさんに作ってもらおうと思っています。
- 設計書を書く経験を積んで、スキルアップしてもらいたいからね。
1.2 基本フレーズ
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1．理解を明確にするための質問
- 「Aというのは、Bでしょうか」 → Aについて不明確な場合に「私はAをBだと理解している」と伝え、ものごとを明確化する際に使う。
- NG：「出荷の部分って？」「出荷の部分ってどこですか？」 → 質問が漠然としているので、具体的に質問する。
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2．リクエストのための質問
- 「詳細設計書をもらいたい」とリクエストをする代わりに、「あの、1つ、お伺いしてもよろしいでしょうか。」「～があれば、助かるのですが…」のように言うとソフトな表現になる。
- NG：「〇〇がないんですけど…」「〇〇ってありますか」 → 威張って聞こえますので、注意しましょう。
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3．代替案の提示のための質問
- 「〇〇はワンさんに作ってもらおうと思っています。」と頼まれたときに、「自分にはできない！」と思っても、断らずに他の方法を考える。
- 一人ではなくサポートをつけて完成させるという代替案を提示。 → 「一人では、自信がないので、斎藤さんにサポートをお願いしてもよろしいでしょうか。」
- NG：「え～」「無理ですよ」「それは効率が悪いですよ」 → ネガティブな発音にならぬよう、提案するつもりで質問する。
2 質問を整理する
2.1 モデル会話
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ワン：
- すみません、2点質問させてください。
- まず一つ目ですが、ピッキングリストはタブレット端末での画面表示と、手紙での出力の2つの機能を持たせるとのことですが、確か、ペーパーレスを推奨していると以前に伺ったのですが…。どうして紙での出力も行うのでしょうか。
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田中：
- 紙の無駄をなくすためにタブレット端末を導入するとはいえ、慣れるまでは紙でも出力できる機能を残してほしいというお客様の要望があってね。紙での出力も行うことがあるんですよ。
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ワン：
- そうですか。ありがとうございます。
- 二つ目は、手順の確認になりますが、出荷完了は詳細設計から行うということでよろしいでしょうか。
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田中：
- はい、それでお願いします。15日までにお願いしますね。
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ワン：
- 15日の14時まででよろしいでしょうか。
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田中：
- そうだね。でも大体動いたら、一度チェックするので声をかけてください。
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ワン：
- 承知しました。見ていただけると助かります。
2.2 基本フレーズ
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1．質問が複数する
- いくつ質問があるかを先に伝える → 聞き手も心の準備ができる。
- 例：「すみません、〇点質問させてください。まず一つ目ですが～、一つ目は～、最後に～」
- NG：「え～っと、何を聞くんだったけ…」「それから～、あ、あれもわからなかったんです」
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2．「誰に」「いつ」質問するか
- 質問の内容だけでなく、質問をする相手、質問をするタイミングも考えて質問する → 良い回答が得られやすい。
- 適任者 ＝ その任務や業務や役割などを遂行するのにふさわしい能力や経験などを持っている人
- NG：「今、お忙しのは分かっているですが、これが分からないと仕事が先に進められないので、教えてくれますか」 → 自分の都合を優先するのではなく、相手の都合を優先する。
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3．「明日までに」は「今日か？明日か？」
- トラブルを避けるために、提出期限は時間も明確にする。
- 例：「15日14時まででよろしいでしょうか。」
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4．相手を不快にさせてします質問
- NG：「なぜ」「どうして」を使った質問には注意が必要。 → 相手を不快にさせてしまう恐れがある。
- 例：「どうして、やってくれないんですか。」 → 「やってくれない、あなたはひどい」と聞こえます。
- 例：「どうして私の質問に回答してくださらないのですか」 → 「～してくれないあなたが悪い」と聞こえる。
3 センスの良い質問とセンスの悪い質問
- A「今度、日本に行きます。オススメはどこですか？」
B「来月1人で日本に旅行に行きます。品川から日帰りで行けるオススメの観光スポットがあれば教えてください。」
→ 必要な情報を、過不足なく伝えるのがポイント。
4 このUnitのまとめ
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「Aというのは、Bでしょうか。」
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「あの、1つ、お伺いしてもよろしいでしょうか。」
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「～があれば、助かるのですが…」
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「すみません、2点質問させてください。まず一つ目ですが～、」
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「15日14時まででよろしいでしょうか。」
「真诚赞赏，手留余香」
WZhong
真诚赞赏，手留余香
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